Laatimispäivä 15.12.2020 

Päivitetty 29.08.2022 

1. Rekisterinpitäjä 

Aputeam Oy, 2436960-3 (jäljempänä Aputeam) 

Eerikinkatu 2 B 16, 20100 Turku 

Puh. +358 10 838 3520 

2. Yhteystiedot tietosuoja-asioissa 

Aputeam Oy:n hallinto, miina.lehtisalo@aputeam.fi 

3. Rekisterin nimi 

Aputeam Oy:n työnhakija- ja työntekijärekisteri 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekrytointiasioiden hoitaminen sekä työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden hoitaminen. Henkilötietoja käsitellään kartoitettaessa työnhakijan sopivuutta avoinna olevaan työtehtävään sekä työsuhteeseen liittyvien asioiden ja työnantajavelvoitteiden hoidossa, kuten palkanmaksun ja työajanseurannan toteuttamisessa. 

Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat lainsäädännössä ja työehtosopimuksissa rekisterinpitäjälle asetetut työnantajavelvoitteet ja työntekijälle annetut oikeudet. 

Henkilötietojen käsittely perustuu myös Aputeamin oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin edellyttämällä tavalla Aputeamin ja työnhakijan välisessä suhteessa, joka syntyy rekisteröidyn jättäessä työhakemuksen Aputeamille. Henkilötietojen käsitteleminen on välttämätöntä työhakemusten käsittelemiseksi ja rekrytoinnin toteuttamiseksi. Joissakin tapauksissa henkilötietojen käsittely on tarpeen myös Aputeamin ja työnhakijan välisen työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja työsopimuksen implementoimiseksi. 

Muilta osin työntekijöiden henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat työsuhteiden ylläpitämiseen ja kehittämiseen sekä työn järjestelyyn liittyvät Aputeamin oikeutetut edut perustuen Aputeamin ja työntekijän väliseen työsuhteeseen. Aputeam käsittelee vain työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. 

5. Käsiteltävät henkilötiedot 

Rekisteröidystä (työnhakija / työntekijä) käsitellään seuraavia tietoja: 

• • Työnhakijatiedot pitävät sisällään henkilön perustiedot (nimi, syntymäaika, yhteystiedot ym.), aiempia työsuhteita koskevat tiedot (alkamispäivä, tehtävä ym.) sekä ammatti- ja koulutustiedot. 

• Tiedot voivat sisältää myös esim. tietoja mahdollisista työnteon rajoitteista, jotka tulisi huomioida työtä tarjottaessa. 
• • Työntekijätietoihin sisältyy edellä mainitun lisäksi työsuhteita koskevia tietoja (alkamispäivä, tehtävä ym.), palkanlaskentatiedot (sovellettava työehtosopimus, palkkatiedot ym.), työajanseuranta, vuosiloma, poissaolotiedot (vanhempainvapaat, opintovapaat, sairauspoissaolot), työssä kehittymiseen ja suoriutumiseen liittyvät tiedot sekä muut työsuhteeseen liittyvät tarpeelliset tiedot. 

6. Henkilötietojen säilytysaika 

Aputeam käsittelee työnhakijan henkilötietoja rekrytointiprosessin ajan. Prosessin päätyttyä henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun on tarpeen Aputeamin oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi, kuitenkin enintään 2 vuoden ajan. 

Aputeam käsittelee työntekijöiden henkilötietoja työsuhteen keston aikana, ylläpitäen henkilötietoja ajantasaisina ja poistaen tarpeettomat tiedot säännöllisin väliajoin. Työsuhteen päätyttyä henkilötiedot jäävät passiiviseen säilytykseen. Henkilötietoja poistetaan vaiheittain soveltuvan lainsäädännön asettamien määräaikojen mukaisesti, kuten esimerkiksi: 

• • Työtodistus: pääsääntöisesti 10 vuotta työsuhteen päättymisestä (työsopimuslaki). 
• • Palkka-aineisto: 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteet ja muistiinpanot 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana suoritus on maksettu (ennakkoperintälaki). 
• • Vuosilomakirjanpito: 2 vuotta ko. kalenterivuoden päättymisestä, työsuhteen kestäessä, tai 2 vuotta työsuhteen päättymisestä (vuosilomalaki). 
• • Työaikakirjanpito: 2 vuotta ko. kalenterivuoden päättymisestä, työsuhteen kestäessä, tai 2 vuotta työsuhteen päättymisestä (työaikalaki). 
• • Kirjanpitoaineisto: 10 tai 6 vuotta tilikauden päättymisestä (kirjanpitolaki). 

Henkilötietoja voidaan säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen lain, asetuksen tai muun viranomaislähteen määräämän velvoitteen täyttämiseksi tai Aputeamin oikeuksien turvaamiseksi esimerkiksi oikeudenkäynnissä. 

7. Säännönmukaiset tietolähteet 

Tietoja kerätään pääasiassa työnhakijalta tai työntekijältä itseltään. Tietoja voidaan hankkia myös työnhakijan aikaisemmilta työnantajilta sekä verkkolomakkeen julkisista tietokannoista. 

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 

Henkilötietoja luovutetaan henkilötietojen käsittelijöinä toimiville kolmansille osapuolille, kuten Aputeamin alihankkijoina toimiville palveluntarjoajille, mikäli se on tarpeen rekrytointiprosessin toteuttamiseksi tai työsuhdeasioiden hoitamiseksi. Aputeam on varmistanut sopimuksellisin ja muin järjestelyin sen, että henkilötietoja käsitellään vain Aputeamin kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain tässä tietosuojaselosteessa määriteltyihin tarkoituksiin. 

Tietoja ei luovuteta muille rekisterinpitäjille lukuun ottamatta tilanteita, joissa henkilötietoja luovutetaan laillisella perusteella viranomaisille. Myös muut Aputeam-konserniin kuuluvat yhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja, mikäli se on tarpeen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi. 

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Henkilötietoja säilytetään Euroopan talousalueella (ETA) sijaitsevilla palvelimilla, mutta osalla Aputeamin alihankkijoista on pääsy henkilötietoihin myös ETA:n ulkopuolelta. Tällaisissa tilanteissa Aputeam huolehtii siitä, että alihankkijat sitoutuvat soveltamaan henkilötietojen käsittelyssä riittävää tietosuojan tasoa varmistamalla, että tietojen siirrot perustuvat EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämiin asianmukaisiin suojatoimiin, kuten Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin. 

10. Rekisterin suojauksen periaatteet 

Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Henkilötietoja käsittelevällä henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus. 

Järjestelmä on suojattu suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä salasanan syöttämistä. Palvelin on suojattu salasanoilla ja asianmukaisella palomuurilla. Henkilötietoja sisältävät järjestelmät vaativat sisäänkirjautumisen salasanoilla. Palvelimen ja käyttäjän koneen välinen tietoliikenne kulkee salattuna. Lisäksi rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden teknisten toimenpiteiden avulla. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti. 

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain erikseen nimetyillä henkilöillä. 

11. Automaattinen päätöksenteko 

Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille. 

12. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä 

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Ottaen huomioon käsittelyperuste ja käsittelyn tarkoitus rekisteröidyllä ei ole oikeutta kaikkien henkilötietojensa osalta eikä Aputeamilla ole velvollisuutta olla käsittelemättä työsuhteen kannalta välttämättömiä tietoja. Aputeam voi näin ollen kieltäytyä rekisteröidyn pyynnön toteuttamisesta esimerkiksi sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella, jolloin kyseiset perusteet ilmoitetaan rekisteröidylle. 

13. Analytiikka 

Verkkosivustolla käytetään Googlen (Google Inc.) toimittamaa Google Analytics -ohjelmaa, joka helpottaa sivuston käytön seurantaa. Tähän tarkoitukseen Google Analytics käyttää evästeitä, jotka ovat käyttäjän tietokoneelle siirrettäviä tekstitiedostoja. Tämän verkkosivuston käytöstä evästeillä luotu tieto siirtyy ja tallentuu Googleen. Käyttäjän IP-osoite anonymisoidaan ennen kuin se lähetetään Googleen. Privacy Shield -varmennuksensa mukaisesti Google ilmoittaa, että se noudattaa EU:n ja Yhdysvaltain Privacy Shield -järjestelyä. Google voi toimittaa Google Analyticsin keräämiä tietoja kolmansille osapuolille lain sitä edellyttäessä tai kolmansien osapuolten käsitellessä tietoja Googlen puolesta. Google Analyticsin käyttöehtojen mukaan Google ei yhdistä rekisteröityjen IP-osoitteita mihinkään muuhun Googlessa 

säilytettävään tietoon. Google Analyticsin evästeiden käytön voi estää lataamalla ja ottamalla käyttöön Google Analytics Opt-out Browser Add-on -vaihtoehdon. 

• • Google Analytics -ohjelman Opt-out Browser Add-on 

Aputeam.fi-sivusto käyttää suostumuksellasi evästeitä sivuston käyttäjäkokemuksen parantamiseksi ja analytiikan seuraamiseksi. Lisätietoja evästeiden käytöstä saat evästeasetuksista, mistä voit myös valita käytettävät evästeet. Voit estää evästeiden käytön kokonaan tietokoneellasi muuttamalla selaimesi asetuksia. Asetusten sijainti riippuu selaimesta. Kannattaa kuitenkin ottaa huomioon, että monet toiminnot ja palvelut edellyttävät, että verkkosivusto tallentaa tekemäsi valinnat. Jos estät evästeet, et välttämättä voi käyttää kaikkia toimintoja ja palveluja. Kaikissa selaimissa evästeet voi poistaa yksitellen tai yhdellä kertaa. Poistotoiminnon sijainti riippuu selaimesta. Alla olevista linkeistä saat ohjeita oman selaimesi asetuksista. 

• • Evästeiden poistaminen / Microsoft Internet Explorer 
• • Evästeiden poistaminen / Google Chrome 
• • Evästeiden poistaminen / Mozilla Firefox 
• • Evästeiden poistaminen / Opera 

Emme jaa evästetietoja kolmansille osapuolille. 

14. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyn tarkastus- ja oikaisuoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Jos tiedot ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset tulee rekisteröidyn tehdä rekisterinpitäjälle oikaisu- tai täydennyspyyntö. 

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon poistamista tai käsittelyn rajoittamista 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista ja Aputeamin on poistettava tiedot, jollei henkilötietojen käsittely perustu lainsäädännön velvoitteisiin tai ole muutoin tarpeen esimerkiksi oikeusvaateen laatimiseksi. 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön. 

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen 

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. 

Muut oikeudet 

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus perua suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle. 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi), jos rekisteröity katsoo, että Aputeam on käsitellyt henkilötietoja tietosuojalainsäädännön vastaisesti. 

15. Yhteydenotot 

Rekisteröidyn tulee kaikissa henkilötietojensa käsittelyyn ja omien oikeuksiensa käyttämiseen liittyvissä kysymyksissä ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään kohdassa 2 mainittua sähköpostiosoitetta käyttäen.