Aputeam Oy:n rekisteri- ja tietosuojaseloste

 Laatimispäivä 15.12.2020 

1. Rekisterinpitäjä 

Aputeam Oy, 2436960-3 (jäljempänä Aputeam) 

Eerikinkatu 2 B 16, 20100 Turku 

Puh. +358 10 838 3520 

2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa 

Aputeam Oy:n hallinto, miina.lehtisalo@aputeam.fi 

3. Rekisterin nimi 

Aputeam Oy:n työnhakija- ja työntekijärekisteri 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekrytointiasioiden hoitaminen sekä työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden hoitaminen. Henkilötietoja käsitellään kartoitettaessa työnhakijan sopivuutta avoinna olevaan työtehtävään sekä työsuhteeseen liittyvien asioiden ja työnantajavelvoitteiden hoidossa. 

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena ovat lainsäädännössä ja työehtosopimuksissa rekisterinpitäjälle asetetut työnantajavelvoitteet ja työntekijälle annetut oikeudet. 

Henkilötietojen käsittely perustuu myös Aputeamin oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin edellyttämällä tavalla Aputeamin ja työnhakijan välisessä asiallisessa yhteydessä. Joissakin tapauksissa henkilötietojen käsittely on tarpeen myös Aputeamin ja työnhakijan välisen työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja työsopimuksen implementoimiseksi. 

Muilta osin työntekijöiden henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat työsuhteiden ylläpitämiseen ja kehittämiseen sekä työn järjestelyyn liittyvät Aputeamin oikeutetut edut. 

5. Rekisterin tietosisältö 

Rekisteröidystä (työnhakija / työntekijä) voidaan tallentaa muun muassa seuraavan kaltaisia tietoja. 

Työnhakijatiedot pitävät sisällään henkilön perustiedot (nimi, syntymäaika, henkilötunnus ym.), aiempia työsuhteita koskevat tiedot (alkamispäivä, tehtävä ym.) sekä ammatti- ja koulutustiedot. Tiedot voivat sisältää myös esim. tietoja mahdollisista työnteon rajoitteista, jotka tulisi huomioida työtä tarjottaessa. 

Työntekijätietoihin sisältyy edellä mainitun lisäksi työsuhteita koskevia tietoja (alkamispäivä, tehtävä ym.), palkanlaskentatiedot (sovellettava työehtosopimus, palkkatiedot ym.), työajanseuranta, vuosiloma ym. 

6. Henkilötietojen säilytysaika 

Aputeam käsittelee työnhakijan henkilötietoja rekrytointiprosessin aikana. Prosessin päätyttyä henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun on tarpeen Aputeamin mahdollisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi. 

Aputeam käsittelee työntekijöiden henkilötietoja työsuhteen keston aikana, ylläpitäen henkilötietoja ja poistaen tarpeettomat tiedot säännöllisin väliajoin. Työsuhteen päätyttyä henkilötiedot jäävät passiiviseen säilytykseen. Henkilötietoja poistetaan vaiheittain soveltuvan lainsäädännön asettamien määräaikojen mukaisesti, kuten esimerkiksi: 

  • • Työtodistus: pääsääntöisesti 10 vuotta työsuhteen päättymisestä (työsopimuslaki). 
  • • Palkka-aineisto: 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteet ja muistiinpanot 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana suoritus on maksettu (ennakkoperintälaki). 
  • • Vuosilomakirjanpito: 2 vuotta ko. kalenterivuoden päättymisestä, työsuhteen kestäessä, tai 2 vuotta työsuhteen päättymisestä (vuosilomalaki). 
  • • Työaikakirjanpito: 2 vuotta ko. kalenterivuoden päättymisestä, työsuhteen kestäessä, tai 2 vuotta työsuhteen päättymisestä (työaikalaki). 
  • • Kirjanpitoaineisto: 10 tai 6 vuotta tilikauden päättymisestä (kirjanpitolaki). 

Henkilötietoja voidaan säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen lain, asetuksen tai muun viranomaislähteen määräämän velvoitteen täyttämiseksi tai Aputeamin oikeuksien turvaamiseksi. 

7. Säännönmukaiset tietolähteet 

Tietoja kerätään pääasiassa työnhakijalta tai työntekijältä itseltään. Tietoja voidaan hankkia myös työnhakijan aikaisemmilta työnantajilta sekä verkkolomakkeen julkisista tietokannoista. 

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 

Rekisteröityjen tietoja luovutetaan työsuhdeasioiden ja viranomaisten tehtävien hoitamiseksi tarvittaessa kolmannelle osapuolelle. 

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Lainsäädännön ja toiminnan niin edellyttäessä tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön edellyttämällä tavalla toimien. 

10. Rekisterin suojauksen periaatteet 

Manuaalinen aineisto 

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain erikseen nimetyillä henkilöillä. 

Sähköisesti käsiteltävät tiedot 

Rekisterin henkilötietoihin on pääsy vain erikseen nimetyillä henkilöillä. Tiedot on suojattu käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. 

11. Automaattinen päätöksenteko 

Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille. 

12. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä 

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. 

13. Rekisteröidyn oikeus vastustaa suoramarkkinointia 

Rekisteröity voi antaa rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia koskevia kieltoja 

14. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyn tarkastus- ja oikaisuoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Jos tiedot ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset tulee rekisteröidyn tehdä rekisterinpitäjälle oikaisu- tai täydennyspyyntö. 

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon poistamista tai käsittelyn rajoittamista 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön. 

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen 

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. 

Muut oikeudet 

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus perua suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle. 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi), jos kokee henkilötietojen käsittelyssä rikotun tietosuojalainsäädäntöä. 

15. Yhteydenotot 

Rekisteröidyn tulee kaikissa henkilötietojensa käsittelyyn ja omien oikeuksiensa käyttämiseen liittyvissä kysymyksissä ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään kohdassa 2 mainittua sähköpostiosoitetta käyttäen